1. Tiếp nhận yêu cầu khách hàng
Nguồn nhận yêu cầu:
Email, hotline, Zalo, form liên hệ trên website trangthietbi.vn
Hệ thống E-Procurement của khách hàng (Coupa, Ariba, SAP, E2Open…)
Nội dung tiếp nhận:
Danh mục sản phẩm, số lượng, mã sản phẩm (nếu có)
Yêu cầu CO, CQ, MSDS, tiêu chuẩn (ISO, EN, ANSI, RoHS, ESD…)
Thời gian giao hàng & địa điểm giao
📌 Bộ phận phụ trách: Sales/Kinh doanh (Account Manager).
2. Xử lý – Tìm kiếm & đề xuất giải pháp
Kiểm tra tồn kho hiện có tại D&T.
Nếu không có sẵn → tìm nguồn từ NCC trong & ngoài nước (Towa, Hans, 3M, Jogger, Stanley, Delta Plus, v.v.).
Xác minh chứng từ: CO, CQ, Hóa đơn VAT, kiểm định.
Lập phương án sản phẩm thay thế tương đương nếu khách hàng cần gấp.
📌 Bộ phận phụ trách: Sales phối hợp Purchasing.
3. Báo giá & đàm phán
Chuẩn bị báo giá song ngữ (Excel hoặc PDF) theo chuẩn FDI:
Tên hàng / Mã hàng / Thông số kỹ thuật
Đơn giá, đơn vị, điều kiện giao hàng (Incoterms nếu quốc tế)
Ghi chú VAT, thời gian giao hàng, điều khoản thanh toán
Gửi báo giá cho khách hàng, thương lượng các điều khoản.
📌 Bộ phận phụ trách: Sales + Kế toán (kiểm tra thuế/giá).
4. Đặt hàng & Xác nhận đơn
Nhận PO (Purchase Order) từ khách hàng.
Kiểm tra PO: số lượng, đơn giá, địa điểm giao, điều khoản thanh toán.
Gửi Order Confirmation cho khách hàng.
📌 Bộ phận phụ trách: Sales Admin.
5. Mua hàng / Chuẩn bị hàng
Xuất kho nếu có sẵn.
Nếu nhập khẩu: tiến hành mua hàng quốc tế, làm thủ tục hải quan.
Kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi xuất.
Chuẩn bị CO, CQ, Packing list, Invoice, MSDS theo yêu cầu.
📌 Bộ phận phụ trách: Purchasing + Kho + QC.
6. Giao hàng & Chứng từ
Giao hàng đúng lịch đã cam kết (JIT – Just In Time nếu khách FDI).
Kèm chứng từ:
Hóa đơn VAT
Biên bản giao nhận
CO, CQ (nếu có)
Nếu giao qua EDI/E-Procurement → update ASN (Advance Shipping Notice).
📌 Bộ phận phụ trách: Logistics + Kho.
7. Thanh toán & Hậu mãi
Theo dõi công nợ: 30 – 45 – 60 ngày tùy khách hàng.
Hỗ trợ xuất lại chứng từ nếu có sai sót.
CSKH: gọi điện/email cảm ơn, cập nhật feedback, chăm sóc để tạo cơ hội repeat order.
📌 Bộ phận phụ trách: Sales + Kế toán + CSKH.
📊 SƠ ĐỒ TÓM TẮT QUY TRÌNH
Khách hàng → (1) Yêu cầu → (2) Giải pháp & tìm nguồn → (3) Báo giá → (4) PO xác nhận → (5) Chuẩn bị hàng → (6) Giao hàng + chứng từ → (7) Thanh toán + Hậu mãi
🎯 Điểm nhấn riêng của D&T
Nhanh chóng: Có sẵn hàng PPE & VPP, hand tools, hoá mỹ phẩm, hàng tiêu dùng.
Đáp ứng chuẩn FDI: CO, CQ, MSDS đầy đủ.
Đa dạng giải pháp: PPE, MRO, vật tư tiêu hao, dịch vụ sourcing.
Tích hợp digital: Website trangthietbi.vn, form báo giá, E-Procurement.
